Office Manager*in (m/w/d)

Zur Verstärkung unseres 50-köpfigen Teams in Berlin-Moabit suchen wir ab sofort eine*n
Office Manager*in  m/w/d (Teil- oder Vollzeit, unbefristet).
Jonas und der Wolf entwickelt komplexe Webapplikationen und digitale Produkte für die Deutsche Bahn. Mehr über uns erfährst Du auf www.jonasundderwolf.de.

Als Office Manager*in (m/w/d) bist du die zentrale organisatorische Schnittstelle in unserem Büro in Berlin Moabit. Du sorgst für reibungslose Abläufe im Büroalltag, schaffst eine einladende Atmosphäre im Büro für Gäste und Mitarbeitende und sorgst für die richtige Ausstattung, damit Mitarbeitende sich wohlfühlen und arbeiten können. 

Du bist Teil des “Menschen & die Kultur”-Teams und arbeitest teilweise auch mit dem Infrastruktur-Team zusammen, zum Beispiel wenn es um das On-/Offboarding von Mitarbeitenden oder die technische Büroausstattung geht. 

Da der Fokus auf dem Büroalltag und den Mitarbeitenden liegt, ist diese Position größtenteils vor Ort in unserem Büro in Berlin Moabit angesiedelt. 

Aufgabenbereiche

• Office Management

  • Sicherstellung eines professionellen, einladenden physischen Arbeitsumfelds 

  • Steuerung des täglichen Bürobetriebes (Telefon, Büroausstattung, Bestellungen, Postein- und ausgang)

• Teamassistenz

  • Zentrale*r Ansprechpartner*in für das Team, Dienstleister*innen, Gäste 

  • Aufbau und Pflege von vertrauensvollen Arbeitsbeziehungen 

• Organisation

  • Bestellungen von Arbeitsmaterialien, Bürozubehör, Snacks und Getränken

  • Vorbereitung und Koordination von Meetingräumen (ggf. inklusive Catering-Bestellungen)

• Verwaltung 

  • Dokumentation und Pflege interner Abläufe sowie relevanter Unterlagen

  • Verwaltung und Organisation des Inventars (z.B. Arbeitsgeräte, Softwarelizenzen)

• Event Management

  • Unterstützung bei der Planung und Durchführung von internen und externen Firmenevents (z.B. Weihnachtsfeier)

• HR & Kultur

  • Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (Unterlagenvernichtung, Fluchtwege, ergonomische Arbeitsplätze, etc.)

  • Enge Zusammenarbeit mit “Menschen & die Kultur”-Kolleginnen, um unsere Unternehmenskultur aktiv zu gestalten

• Vorbereitende Buchhaltung

  • Sammeln von Belegen und Übermittlung an die externe Buchhaltung (Erfahrungen mit “DATEV Unternehmen Online” von Vorteil)

  • Sammeln von Informationen für die externe Buchhaltung für die Erstellung des Jahresabschlusses

• Mind. 2 Jahre Berufserfahrung als Office Manager*in, Team Assistenz oder vergleichbare Rollen

• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise 

• Hohe Serviceorientierung und Zuverlässigkeit

• Eigenverantwortliche Arbeitsweise mit hohem Maß an Eigeninitiative 

• Erfahrungen in der Projektkoordination (z.B. Büroumzüge, Veranstaltungen)

• Erfahrung im Umgang mit Dienstleister*innen 

• Freundliches, professionelles Auftreten und Teamfähigkeit 

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift 

• Eine Rolle mit Eigenverantwortung, Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, unsere Organisation aktiv mitzugestalten 

• Je nach Erfahrungsniveau (Intermediate bis Advanced) liegt die Gehaltsspanne zwischen 32.100-46.100 € brutto im Jahr

• Familienfreundliche Rahmenbedingungen: flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub (anteilig für Teilzeitbeschäftigungen) und zusätzliche Benefits wie Deutschlandticket und USC-Mitgliedschaft

• Regelmäßige Weiterbildungen, interne Formate für Lernen und Austausch sowie Teamevents, die ein gutes Miteinander stärken 

• Ein Umfeld, dem dein Wohlbefinden wichtig ist, geprägt von konstruktiver Lernkultur, Offenheit und gegenseitiger Unterstützung